управление персоналом

Управление персоналом является неотъемлемой частью данной Системы. От правильного управления персоналом во многом зависит эффективность  работы производства в целом.

Система помогает  управлять данными сотен и тысяч работников, планировать проведение мероприятий по подбору и набору персонала, оценивать квалификацию сотрудников, оценивать персонал по ключевым показателям эффективности KPI.

В основе работы Системы лежит принцип управления персоналом по бизнес-процессам. Система контролирует информацию о сотруднике от момента проведения собеседования и принятия на работу до непосредственного участия персонала в производственном процессе и проведения аттестаций.

Основные задачи, которые решает подсистема управления персоналом:

  • Планирование потребностей в персонале;
  • Кадровое планирование;
  • Набор персонала и закрытие заявок в потребности персонала;
  • Планирование встреч, заполнение и анализ первичных анкет;
  • Формирование оценки кандидата;
  • Внутренний и внешний кадровый резерв;
  • Планирование и анализ потребностей в обучении персонала;
  • Обучение и адаптация персонала;
  • Адаптация кандидата и прием на испытательный срок;
  • Формирование приема на работу и сопутствующих документов;
  • Эффективность оценки работы персонала по KPI;
  • Ежедневное оценивание рабочих;
  • Сбалансированные показатели оценки руководителей и специалистов;
  • Расчет показателей эффективности KPI;
  • Результаты оценки персонала.

 

   Планирование потребностей в персонале

Планирование потребностей в персонале начинается с составления начальником структурного подразделения заявки на персонал, в которой пользователь  описывает свои требования к будущему кандидату на работу (Рис. 1,2).

Система предоставляет возможность внесения таких данных:

  • Потребность в персонале;
  • Причины возникновения вакансии;
  • График работы;
  • Финансовые условия;
  • Личные требования к кандидату.

Рис. 1 Потребность в персонале

Рис. 2 Требования к кандидату

На основании данных о потребностях компании и о доступных вакансиях формируется аналитика в разрезе подразделений о состоянии кадров внутри производства (Рис. 3).

Рис. 3 Потребность в кадрах

   Кадровое планирование

Кадровое планирование опирается на обработку «Кадровое планирование», после  составления заявок на вакансии данные попадают на рабочий стол кадрового планирования, в котором уполномоченный персонал производит анализ доступных ресурсов (Рис.4).

Рис. 4 Кадровое планирование

Данный рабочий стол предназначен для формирования кадрового плана по персоналу.

В верхней части «Рабочего стола» находится список вакансий, которые подавали начальники структурных подразделений, «зеленым» цветом подсвечиваются утвержденные вакансии, «оранжевым» – вакансии, на которые еще нет ответа. Вакансии, которые отклоняются  — в списке не отображаются. Утвержденные вакансии формируют список потребностей компании в персонале (Рис. 5).

Рис. 5 Кадровый план

Нижняя часть рабочего стола отображает текущее состояние кадрового плана. Также здесь можно внести изменения в план.

Набор персонала и закрытие заявок в потребности персонала

Операции связанные с кандидатами на работу осуществляются с помощью рабочего стола «Работа с кандидатами».

Рис. 6 Работа с кандидатами

При поступлении необходимой информации о новом кандидате на работу (телефонный звонок, получено резюме по почте), сотрудник отдела кадров фиксирует информацию о кандидате в программе (Рис.7).

Рис.7 Информация о кандидате

На каждого кандидата в Системе создается бизнес-процесс по работе с кандидатами, с помощью которого можно производить мониторинг событий связанных с данным сотрудником (Рис.8,9).

Рис. 8 Процесс по работе с кандидатом

Рис. 9 Процесс по работе с кандидатом

В зависимости от точки бизнес-процесса, пользователю показываются его текущие задачи, а именно тот этап текущего процесса, на котором сейчас находится кандидат (Рис.10).

Рис. 10 Текущие задачи процесса

 Планирование встреч, заполнение  и анализ первичных данных

Планирование встреч и анализ первичных данных тоже осуществляется с помощью автоматизированного рабочего стола «Работа с кандидатами». При планировании собеседования с  кандидатом указываются  данные по собеседованию и состав уполномоченных лиц, которые будут проводить собеседование  (Рис.11).

Рис. 11 Рабочий стол по работе с кандидатами

Во время проведения собеседования существует необходимость в заполнении электронной анкеты сотрудника (Рис.12,13).

Рис.12 Анкета сотрудника

Рис. 13 Анкета сотрудника

Формирование оценки кандидата

Результат собеседования и оценка кандидата осуществляется на основании внесенных данных и созданных бизнес-процессов.

Фиксация результатов собеседования: собеседники заполняют показатели оценочного бланка (оценка по каждому критерию), в поле комментарий делают свои заметки о кандидате (Рис.14).

Рис. 14 Оценка кандидата

После того как все собеседники внесут свои оценки и результаты собеседования, ответственный за прием Кандидата, основываясь на данных собеседования, делает вывод принимать кандидата на работу или нет (Рис.15).

Рис. 15 Принятие решения по кандидату

Планирование и анализ потребностей в обучении персонала

Справочник предназначен для описания целостных учебных курсов развития персонала на предприятии.

Описание курса обучения ведется по следующим областям данных:

  • Объем курса. Объем необходим для учета длительности обучения, а так же для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.
  • Затраты на одного обучающегося. Указание затрат позволит планировать бюджет на обучение и развитие персонала.
  • Состав учебного курса. В случае если разрабатывается собственный курс обучения для проведения его силами компании, целесообразно вести разработку курса по отдельным занятиям.
  • Изучаемые компетенции. Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций работников в результате обучения.

В Системе организован механизм, предназначенный для описания конкретных учебных занятий. Занятие является составной частью курса обучения. Занятия имеет смысл составлять, если Вы планируете проводить внутреннее обучение. В случае внутреннего (самостоятельного) обучения Вам потребуется разрабатывать, планировать, организовывать и проводить каждое занятие. Описание занятий ведется по следующим областям данных:

  • Длительность занятия. Длительность необходима для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.
  • Форма обучения. Указание формы обучения может быть полезным для организации обучения и планирования ресурсов.
  • Изучаемые компетенции. Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций работников в результате обучения. Целесообразно формализовать цель каждого занятия.

Планирование обучения вносится документом «Планирование обучения» (Рис.16)

Рис. 16 Планирование обучения

Документ предназначен для планирования потребностей предприятия в обучении работников. Планирование осуществляется в строках табличной части записями следующего вида: Курс обучения, количество обучающихся работников и дата, к которой обучение должно быть завершено. Автоматическое заполнение. Специальный помощник, позволяет запланировать обучение работников на некоторый период, что бывает необходимо, когда точные даты неизвестны. Результаты планирования отражаются в отчете «Учебный план» (Рис.17).

Рис. 17 Учебный план

Обучение и адаптация

Если есть необходимость запланировать занятость работников для организации данного курса обучения. Такое планирование может понадобиться для  учета занятости работников и проверки пересечения времени проведения занятий с отпуском работника или другим мероприятием. Для организации учебного процесса нужно проделать следующее:

  • Выбрать курс обучения, выбрать работников и записать документ;
  • Создать мероприятие. Сначала необходимо задать время проведения каждого занятия в курсе. Для этого в меню «Организация обучения» предназначена кнопка «Создать мероприятие». После того, как мероприятие уже создано, название кнопки изменится на «Открыть мероприятие». В мероприятии будет заполнен список занятий, необходимо расставить время и дату проведения каждого занятия. Подробнее о работе с мероприятиями смотрите раздел «Планирование занятости работников»;
  • Запланировать занятость работников. После того, как создано мероприятие, можно запланировать занятость работников на курсе обучения. Для этого в меню «Организация обучения» предназначена кнопка «Запланировать занятость».  Если документ уже создан, название кнопки изменится на «Открыть занятость». Документ будет автоматически заполнен и останется только его провести. При проведении будет осуществлена проверка на пересечение занятости работников в обучении с другими мероприятиями.

 

Формирование приема на работу и сопутствующих документов

Задача прием на работу  запускает бизнес-процесс «Прием на работу»

На рабочем столе «Прием на работу» есть список людей, на которых запущен бизнес-процесс «Прием на работу». На закладке «Информация» можно посмотреть информацию о работнике. С помощью данного рабочего стола можно посмотреть так же схему бизнес-процесса.

Для каждой должности нужно создать программу обучения. На каждого человека заполняется задача «Адаптационный лист». Если при приеме на работу указана должность — доступна программа обучения, которая составлена на данную должность.  На данном рабочем столе заполняются сроки проведения обучения по каждому пункту программы и ответственное лицо.

После выполнения задачи «Формирование адаптационного листа» появляется следующая  — «Социометрия», благодаря которой оценивают работника и принимают решение о приеме или увольнении.

Оценка эффективности работы по KPI

Мечта любого руководителя  —  реализовать  поставленные цели, выполнить планы, развивать бизнес. Для решения подобных задач как нельзя, кстати, подходит система ключевых показателей эффективности.

KPI — это показатели, по которым оцениваются результативность и эффективность действий персонала, процессов и функций управления компанией, эффективность конкретной производственной, технологической и другой деятельности. Большинство компаний, которые хотят изменить эффективность своей работы, используют для этих целей систему разнообразных измерителей и показателей. Это позволяет оценивать темпы роста бизнеса и выявлять возможные отклонения от плана.

 Ежедневное оценивание рабочих

Система «Ежедневное оценивание рабочих» строится таким образом, чтобы давать возможность оценки персонала ежедневно, включая каждую рабочую смену. Начальник структурного подразделения производит оценку своих подчиненных по простой схеме – три показателя оценки работы персонала: поведение, технологическая дисциплина и исполнение заданий. Основной принцип оценки рабочих состоит в том, что премиальный фонд сотрудника не уходит с бригады, он лишь перетекает от одного сотрудника к другим, в зависимости от оценки.

Механизм ежедневной оценки работников автоматически рассчитывает показатели оценки эффективности персонала по KPI. В результате оценки, каждый сотрудник в режиме реального времени способен просмотреть результаты своей работы, свои оценки за выбранный период времени. Результат оценивания, возможно, просматривать как в разрезе персонала, так и в разрезе показателей оценки.

Сбалансированные показатели оценки руководителей и специалистов

Оценка специалистов и руководителей имеет сбалансированные показатели эффективности работы. Для оценки специалистов достаточно к каждой должности прикрепить показатели, которые полностью будут делать оценку работы данного сотрудника. У каждого показателя оценки должен быть свой процент веса переменной части, который будет влиять на величину оценки. Каждому проценту соответствует значение оценки.

Общий бал оценки специалистов и руководителей должен варьироваться в пределах 100% от общей части. В зависимости от результата оценки этот процент может выглядеть по-разному. Итоговое значение оценки и есть результатом расчета показателей оценки руководителей и специалистов (Рис. 18).

Рис. 18 Оценивание специалистов и руководителей

В результате оценки специалистов и руководителей получаются сбалансированные показатели оценки, на основании которых возможно делать расчеты начислений, премиальных фондов и заработной платы. Результат оценивания, возможно, просматривать как в разрезе должностей сотрудников, так и персонально по каждому человеку (Рис 19).

Рис. 19 Результат оценивания специалистов и руководителей

Расчет показателей  эффективности  KPI

Работа по KPI позволяет специалистам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы быть эффективными. Под «эффективностью» понимается не только объем работ, проделанный за единицу времени, но и польза, полученная компанией от деятельности сотрудника.

Описываемая система хороша для сотрудников, результат работы которых более всего влияет на финансово-экономические показатели предприятия.

Преимущества, которые Вы получите, при использовании данной Системы:

Размер бонуса сотрудника напрямую зависит от выполнения его персональных KPI;

За каждым закреплена ответственность за определенный участок работы;

Сотрудник видит свой вклад в достижение общей цели компании.

Результаты оценивания KPI используются для расчета коэффициента, пропорционально которому изменяется величина оклада либо доплаты за интенсивность.

Pin It on Pinterest